【エクセル】ブックの共有が解除できない時に試したい3つの事

目次

◆マイクロソフトエクセルのブックを保存するときによく発生する、「ブックの共有」関連状態を示す画面とは、どんなもの?

マイクロソフトエクセルのブックを開いたり、あるいは保存しようとしたときに

や、これに類するメッセージボックスが表示されて、ファイルを開いたりできない、あるいは作業後にファイル保存ができないことはありませんか? この画面がブックの共有状態~厳密には排他といわれ、誰かアクセスしている人以外を締め出すもの。 通常はすでに共有設定がされているエクセルブックに対して、職場や家庭の複数のPCから「誰かが使用している間に同じエクセルブックにアクセスしたとき」に、「通常は」表示されます。

誰かが使っているデータや式を変更入力している間に、別の人が同じものを変更していたら、求めたい本当のデータや式ではない状態となることも当然発生しますよね。 こういったことを防止するために、誰かが使っている間はロックして、ほかの人は編集保存ができない状態になるように、デフォルト(=エクセルのインストール時そのままの状態)では設定されています。

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ですが、社内など、効率の良いデータ作成をしたいときには、一人以外ファイルを開いたり書いたりできないのではなく、複数人で同時にアクセス、作業したいですよね。 こんな時には、エクセルブックの共有機能から、ロックを解除する設定を行います。

◆マイクロソフトエクセルのブックの「共有」のロック解除方法の前に、そもそもブックの「共有」設定方法は?

社内で、家族で、複数人でブックを使っているケースでは、そもそもブックの「共有」設定自体を見たことがない、共有なんて触ったことがないから操作できないという方も多いかもしれません。

通常、共有設定と呼ばれるものをせずに、「誰かが使っているファイルにアクセス」すると、エクセルのウインドウの最上部に 「エクセルのブック名[読み取り専用]」という表示が出ます。 この表示が出ている間は、編集や保存作業ができないのです。

ですが、複数人でアクセスして、全員で同時にデータ更新ができれば、仕事がさくさくはかどりますよね。 エクセルブックを複数人で使えるようにすることを、「共有」設定といいます。 次のような操作で、エクセルブックの「共有」設定が行えます。

・エクセルブックの共有設定方法

画面はエクセル2016とエクセル2010中心ですが、ほとんどのVerで同じような手順で操作できます。

【1】そのブックを自分で開いている間に、メニューの[校閲]をクリック。

リボンの右端近くに、保護や変更というコーナーがあり、シートの保護、ブックの保護、ブックの共有、ブックの保護と共有、範囲の編集を許可、変更履歴の記録 などが表示されています。

そもそも共有設定をしたことがないケース、ネットワーク接続がないケースなどでは、リボンではなく一番上のメニューバー、少し離れた位置にある「画面一番右側の[共有]」からスタートすることもあります。

【2】この[校閲]-[保護]の中から、色付きボタンになっている[ブックの共有]をクリック。

もしここがグレーアウトしていたら、そもそも共有そのものがされる状態にないか、編集権限が自分にないなどの理由が考えられます。

【3】開いたウインドウでは[編集]タブをクリックし、画面上にある[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する(A)]の左隣にチェックを入れて、画面下のOKボタン。

すると、エクセルブックのウインドウ最上部にある[ファイル名]の隣にある表示が 「エクセルのブック名[読み取り専用]」や「エクセルのブック名」から 「エクセルのブック名[共有]」 に変わります。 これで、複数人が同時にアクセスして使える、エクセルブックの「共有可能状態」に設定できました。

・エクセルブックの共有設定をさらに強固に~共有設定を保護する方法

この共有状態の設定自体を、ほかのユーザーに勝手に解除されないように「共有設定を保護」することもできます。

この設定を行いたいときには、先ほどの[ブックの共有]ではなく[ブックの保護と共有]をクリック。

ここで選択されているブックの共有ではなく、右隣の[ブックの保護と共有]をクリック

[共有ブックの保護]ウインドウが開くのでここで、 [変更履歴付きで共有する(S)]の左隣のチェックボックスをクリック。 そして下にあるパスワードを入れてOKを押した後、 再度パスワードだけを入力する画面が出るので、同じパスワードを入力してOKボタン。

これで、ほかの人とエクセルブックの共有はできても、パスワードを入れなければ、勝手に共有設定自体は解除できないのです。 (もちろんこのときに入力したパスワードは、しっかりメモしておいてくださいね) また、この設定で、変更履歴自体も記録できるので、複数人での編集などで間違いがあった場合も見つけやすいのもうれしいですね。

他に、共有したエクセルブックに、[校閲]-[保護]から[シートの保護]や[ブックの保護]をかけることで、他にアクセスした人が不要なデータの改ざんを勝手に行うことができないように設定する方法もあります。

◆エクセルブックの共有解除ができないときの方法その1:エクセルブックの共有解除のための基本操作と画面がよくわからないときは、この方法!

・マイクロソフトエクセルのブックの「共有」のロック解除方法とは?

通常、このエクセルブックの「共有」のダイアログが開いてアクセスできないとき、最も多い原因がひとつ前にご紹介した「共有ブックの保護」設定がされているとき。 同じ手順で「ブックの共有」などのボタンが並ぶリボンや画面を開き、エクセルブックの共有を解除する設定を行いましょう。

【1】そのブックを開いている間に、メニューの[校閲] をクリック 【2】リボンの右端に近くにある[保護]や[変更]の中に、シートの保護、ブックの保護、範囲の編集を許可するなどと並んで、[共有ブックの保護解除][ブックの共有を解除]が色付きボタンで表示されていれば、そのブックには、共有が設定されています。

[ブックの共有を解除]をクリック。

【3】開いたウインドウでは[編集]タブをクリックし、画面上にある[複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する(A)]の左隣のチェックを外し、画面下のOKボタン。

そうするとエクセルブックのタイトル(=ファイルのタイトル)表示が変わります。

これで、エクセルブックの「共有」を「解除」することができました。 「共有設定を保護」の設定となっているときは、続く画面でパスワードが聞かれますので、解除操作にパスワードが必要です。

これは、共有設定自体が勝手に解除されないよう、以前にファイルを作成した人や保存した人がかけている設定。 ファイルを以前に保存した人や作成した人を探し、設定されたパスワードを使って解除します。パスワードがなければ解除できないので面倒ですよね? でもたとえば、長年使ってきて引き継いできたエクセルブックなどでは、だれもパスワードを知らないケースなどもあります。 こんな時には、かなりじっくりエクセルと向き合う必要があることも!

時間がかかりますし、パスワードがかならず特定できるとは限りません。

時間をかけてパスワードを調査するよりも、あとからご紹介する「エクセルブックの共有解除ができないときの方法その3:4つの保存方法でまずはデータやエクセルブックの機能を確保」の方法でいったん別ファイルに保存しておき、あとから式やマクロVBAなどを直した方が、時短で処理できるケースも少なくありません。

またさらには、エクセルブックの共有を解除したあとに、なぜだかシートの編集などができないというケースもあります。 こんな時には、[シートの保護]や[ブックの保護]などの設定を、変更しなければならないこともなります。

ここで[はい(Y)]ボタンを押してしまうと、これまでのファイル改変の履歴などが消えてしまいます。 他の業務で記録がMUSTとなっているケースなどでは、操作前にIT担当者などに相談しましょう。

ですが、共有解除だけで足りると思っていたら、[ツール]-[変更]や、[校閲]-[変更]カラーのボタンの位置で表示されているのが [ツール]-[保護]や、[校閲]-[保護]。さらには [共有ブックの保護]というときには、かなり複雑な原因特定が必要となることもあります。 こんなときにも、あとからご紹介する「エクセルブックの共有解除ができないときの方法その3:4つの保存方法でまずはデータやエクセルブックの機能を確保」の方法がおすすめです。

◆エクセルブックの共有解除ができないときの方法その2:勝手に共有設定や解除が繰り返されるとき、この方法でエラーが防げることもある

・誰も設定を変更していないのに、あまりに「共有」設定が解除されたり、勝手にロックされていることが多い・・・原因特定がしづらいけれどどうしたらいいの?

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最近は、コンピューターを快適に使うためにリソース管理ソフトや、ファイルVer間の整合性を保つためのグループウェアやファイル復旧ソフト監査ソフト、セキュリティ系ソフトなどの関係で、エクセルや端末側のOSによる設定以外で、エクセルブックのステイタスが勝手に変わってしまったり、あるいはステイタスにはまったく変更がないながら書き換えやファイルを開くことができないといったことがあります。

またファイル共有やストレージ、クラウドサービスソフトを入れたら、それを起動したりアクセスしていなくても、勝手にいろいろなファイルのステイタスが変わるようになったというケースも。 幽霊のせいではありません。ご安心ください。

原因特定は、各社のシステムに詳しいプロたちですら非常に難しく、時間もかかるもの。 エラー画面表示は、アクセスする人だれもを、非常にいらだたせるものですよね。 一つ下でご紹介している、「エクセルブックの共有解除ができないときの方法その3:4つの保存方法でまずはデータやエクセルブックの機能を確保」のさまざまなエクセルブックの保存方法のほかに、こんな方法でエラーが回避できることがあります。

まずはお手軽なので、こちらから試してみてはいかがでしょうか? 方法は・・・     ファイルの形式を、エクセル2003以前のVersionに変える

一部、関数や数式、マクロなどに影響がでるケースはありますが、たとえばサードパーティー製のシステムなどの一部機能による影響を受けている、複合的にインストールしているソフトやハードの影響を受けているといったケース。 エクセル自体の便利さが劇的に変わった「Ver.2003以前のブック」にして保存しておけば、なぜか、エラー画面が一切表示されず大丈夫ということがあります。

単にこの方法で保存出来てエラー画面が出なかったからそれだけで安心というわけではありません。 念のため、この方法で保存出来たら、マクロや数式処理、参照先処理などについて、式やマクロVBAなどの動作を確認しておきましょう。

◆エクセルブックの共有解除ができないときの方法その3:4つの保存方法でまずはデータやエクセルブックの機能を確保

・とりあえず今作業したエクセルブックに自分の作業分だけをなんとか保存しておきたいけど・・・どうしたらいいの?

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・今作業している保存場所にあるエクセルブックそのものに自分の作業を保存することができないとき ・原因の特定をするのに無駄な時間を使いたくない、すぐに保存したいというのがまずは最優先 といったとき、原因は様々ですが、次にご紹介する方法では、 「まず、今あるブックについては別のファイルやブックとして認識させることで保存」できます。

注※ ですが、保存できない原因によっては、ブックをもとの保存場所にあるものと完全に同じ状態=たとえば、参照先リンクや演算、VBAやマクロなどの機能などについては(移行保存コピー&ペーストなどで別の操作を追加する必要があるなど)完全に同じ状態にはならないケースもあります。 保存方法や保存したいものの内容によっては、ちょっと手数が多く面倒ですが、次のような方法が使えます。

・【方法その1】新しいファイル名でエクセルブックを保存

【1】メニューバーの[ファイル]から、[名前を付けて保存]を選択 【2】新しいファイル名で、このブックを保存

たったこれだけで、マクロやVBA、関数などが引き継がれてそのまま使える状態で、保存できるケースもあります。 (※これらは、マクロやVBA、適用されている関数などの保存方法や参照先、Version間などによって異なります。あらかじめこうしたトラブルが心配なら、社内エクセルで使うこれら仕様を統一しておくのも良いでしょう)

・【方法その2】元のワークシートを新しいエクセルブックに移して保存

この方法は、元のワークシートを空っぽにして、新しいエクセルブックに今使っているエクセルブックのデータシートを移動させて保存するものです。 元あるデータやその他の機能をできるだけ残したいとき、複雑な設定が多い時などに、使われています。

【1】元のエクセルブック=現在使用している保存できないほうのブックに新規ワークシートを追加。 このシートは、データなどが空のまま、保存できないほうのブックに残される目的で作成されます。 【2】元のエクセルブック側で、追加した新規ワークシート以外のすべてのワークシートをグループ化して選択します。 (エクセルブックのワークシートをグループ化して選択する方法は?:画面下ワークシートのタブで、もともと存在していたワークシートの最初のシートをクリック+Shiftキーを押+押したまま新規追加したワークシート以外の最後尾のシートをクリック。もしくは、シートが飛び飛びになっている場合には、Ctrlキーを押しながら、必要なシートのタブだけをクリックしていけばOKです) 【3】グループ化選択したシートのタブ上にカーソルを移動して、右クリックして開いたメニューから[移動またはコピー]を選択 【4】「移動先ブック名」ボックスの一覧から「新しいブック」を選択してクリック、そしてOKボタン。 これで、いま選択したすべてのワークシートが、[新しいブック]に移動できます。 【5】このブックに新しい名前を付けて、保存すればOK

ちなみにこの方法では、VBAやマクロがある場合にはVBEから各モジュールを、新しいブックに、別操作で保存する必要があります。

・【方法その3】エクセルブックを別の形式のファイルとして保存

【1】メニューバー[ファイル]の[名前をつけて保存]をクリック 【2】[ファイルの種類]で、[現在のファイル形式以外のファイル形式]を選び、保存ボタンをクリック。 たとえば、.xlsだったものは.xlsxや.xlsm、.xlsbなどに。

たとえば、「マクロを使っていないファイルに対して、マクロ有効ブックなどで保存すること」や、「新しいVersionのエクセルのファイル形式で保存すること」を、「互換性のある保存方法に変える」といいます。 (※エクセルは前のVersionのファイルを、新しいVersionで開けるようにする機能を「ほとんどのVersion間で持っている(※過去Versionには例外も)」

だから作業手順の確率的に見て、複雑な式設定などがされているファイルでは、まずはこの方法で保存してみて、マクロVBAなどの動作を確認。動かないものはその場で直して使用してみるのもおすすめです。

・【方法その4】HTMLでファイルを保存

【1】メニューバー[ファイル]の[名前をつけて保存]をクリック 【2】[ファイルの種類]で、[Webページ]を選び、保存ボタンをクリック。

◆エクセルブックの共有とよく間違えられがちな状態で、ファイルが開けない、保存できない状況もある!

ここまでご紹介した、エクセルブックの共有を示す画面とよく似たもの ~ 多くのユーザーには共有の一種と思われているものもあります。

それが「(エクセル)ファイルは編集のためロックされています  使用者は××です」というもの。たった一人でしか使用したことがないのに、使用者名に「自分のユーザ名」が表示されていることもあります。

この状態は、 【1】 ・共有設定を行っていないエクセルブックを複数人で開こうとした ・共有サーバにある共有エクセルブックに対して、同じ制限が働いた 【2】 ・前回エクセルブックが強制終了している 【3】 ・自分の端末で、複数のエクセルが起動している などが考えられます。

それぞれの対応方法ですが・・・ 【1】 ・共有設定を行っていないエクセルファイルを複数人で開こうとした ・共有サーバにある共有エクセルファイルに対して、同じ制限が働いた では、 エクセルからエクセルブックの共有設定を行うか、共有サーバ自体の設定で共有可能とする設定を行います。 この状態では、他に原因特定の難しいケースもあります。その場合、先ほどご紹介した「エクセルブックの共有が解除できないときに試したい3つ」を行ってみるのも良いでしょう。

【2】 ・前回エクセルブックが強制終了している では

i)前利用者によって、エクセルファイルを開くか、単にエクセルを立ち上げた後強制終了。そして、OSを正常に終了させたあと、正常にOSを起動することで解決することがあります。 これは、だれも開いていないエクセルのステイタスを正常に戻したり、あるいはファイルの修復やそのために生成された自動記録のファイルがなくなって、通常通り使えるようになったことを意味します。 ファイルの修復などにかかっているケースでは、その時間が長くなり、その間、このメッセージが長時間続いているケースもあります。この時には、一度ファイルを読み取り専用などで開いて、別にデータをあたらしいエクセルブックに取り分けておくのも良いでしょう。

ii)また、このファイルを開いていないとき、C:\Windows\Tempというフォルダか、自分で設定したフォルダ内に、ファイルが開いている間にできあがるファイルができていたら。このファイルが生成されたときのユーザー端末からこの生成ファイルを削除することで、開けるようになることがあります。 通常、C:\Windows\Tempの中に、このファイルは生成されますが、今作業している、エクセルブックのあるディレクトリ(=フォルダ)と同じところにエクセルブックファイルを作り、C:\Windows\Tempのフォルダを見ながら新しく作ったエクセルブックファイルを開きます。 このとき、どんなファイルができているかを確認すれば、削除すべきファイルがわかりやすいかもしれません。

ログ収集他を多用していれば、ファイル自体はこんなにたくさんあるので、みわけるのが大変

ちょっと難しく、場合によっては失敗も伴う方法。 元の「開けないエクセルブックのバックアップを別の場所に取ってから行う」方がよいでしょう

【3】 ・自分の端末で、複数のエクセルが起動している これは、一度自分の端末上のエクセルを全部閉じてみて、その状態でファイルを開いてみるとよいでしょう。 この状態はエクセルの開き方に原因があります。 いまひとつのエクセルウインドウが開いている間に、もう一つエクセルを起動してから、メニューバーの開くからエクセルブックを選択すると、かなりの確率でこの状態が発生します。

◆エクセルブックの共有が解除できないときに試したいことあれこれ・・・いかがでしたか?

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職業柄、長くITカスタマサービスなど担当していても、目からうろこの項目がありませんでしたか?

エクセルについては、この共有解除やファイルが開けない、保存できないときだけをみても、非常に複雑な設定が入り組んでいることが数多くあります。 マイクロソフトのサイトなどにも情報は多いのですが、技術者向けで分かりにくいことも多いもの。 ユーザーサイトなどにも、画面サンプル付きで分かりやすい操作案内などが多いため、こういったものを参考にするのも良いでしょう。